Este blog es para personas que desean aclarar su entendimiento sobre Scrum, Kanban y Lean.
Lean no es una metodología; es un fundamento basado en pensamiento en sistemas y en el sistema de conocimiento profundo a partir del cual se han generado prácticas y métodos tales como Kanban. La primer premisa fundamental es el mejorar todos los aspectos de la organización y no tan solo el buscar resolver problemas identificados. Esto es muy poderoso porque con mucha frecuencia el origen de un problema no está donde el problema se expresa sino en algún otro lugar; y porque una mejora que no toma en cuenta el contexto completo puede generar desbalance en otras áreas de la organización. La segunda premisa es el eliminar todo aquello que no agrega valor; resultando en mejoras en aspectos tales como productividad, calidad y satisfacción de clientes. Lean va más allá del contexto de desarrollo de software y considera a todos los stakeholders involucrados en la organización o el proyecto, por lo que no tan solo el proyecto es beneficiado.
Agile es un subconjunto de Lean y consiste es un una serie de valores y principios seguidos por una serie de metodologías de las cuales Scrum es la más popular.
Scrum se enfoca en la entrega de valor al cliente en intervalos fijos y logra esto mediante el aislamiento del grupo técnico para asegurar que se mantengan enfocados en completar las tareas a tiempo. La relación con el cliente es mediante un punto de contacto singular. La estructura de Scrum es fija y no toma en cuenta las necesidades particulares de cada proyecto. El ímpetu de hacer los intervalos auto-contenidos dificulta la implementación de ciertas tareas. Scrum no considera situaciones de la vida real que requieren de tratamiento especial tales como trabajos urgentes. Así mismo, Scrum no escala fácilmente por lo que es adecuado solamente para proyectos pequeños. La manera en que Scrum trata la escalabilidad es ya sea llevando a cabo lo que se conoce como Scrum de Scrums, o bien mediante la necesidad de contar con múltiples product owners; y en ambos casos el monto de tiempo de juntas de Scrum es incrementado y el monto de conocimiento sobre el proyecto entre stakeholders se reduce. Scrum no provee visibilidad sobre el proceso y tampoco sobre el estado actual del proyecto, por lo que es difícil identificar oportunidades de mejora. Esto quiere decir que Scrum es estático y no provee mejoras mas allá de lo logrado cuando fue implementado por primera vez. Scrum confronta alta resistencia al cambio en parte porque requiere el abandonar las prácticas actuales de la organización para implementar algo nuevo y distinto, lo cual tiene mayor riesgo y costo que una transición suave. La resistencia al cambio también tiene que ver con la introducción de nuevos roles y responsabilidades, lo cual hace que personas en la organización se puedan sentir retadas o amenazadas de alguna forma debido a la incertidumbre de la manera en la que tal cambio afecta sus carreras profesionales.
Kanban se enfoca en la entrega continua de valor tanto para con el cliente como para con la empresa. Es altamente visual y transparente por lo que todos los stakeholders tienen acceso al estado real del proyecto, facilitando la toma de decisiones a todo nivel. La alta visualización facilita la identificación de oportunidades de mejora por lo que tanto el proceso como los grupos involucrados pueden operar a nivel optimo en todo momento y el proceso evoluciona gradualmente conforme el proyecto progresa. Kanban mantiene una disciplina sobre el monto de trabajo en progreso que mejora significativamente el valor generado y entregado gracias a su alto enfoque en calidad, resultando en mayor trabajo terminado en el mismo monto de tiempo. El flujo de trabajo puede ser medido, analizado, y gestionado tal que las características de mayor valor son entregadas primero. Kanban cuenta con políticas de proceso explicitas tal que la comunicación y colaboración se hacen mucho más suaves y fáciles, reduciendo significativamente la posibilidad de error humano. Kanban trata de manera distinta los distintos tipos de tareas que contienen los proyectos por lo que, por ejemplo, tareas urgentes pueden ser tratadas adecuadamente sin la necesidad de salirse de la metodología o generar excepciones, evitando así el desbalance y la pérdida de disciplina. Métricas cuantitativas facilitan el análisis de comportamiento para la identificación de causa raíz, y la implementación de soluciones es fácil y rápida. Debido a que los cambios son continuos, pequeños y graduales, el sistema completo evoluciona (stakeholders, proceso, y organización). De hecho existen casos en los que organizaciones han madurado el equivalente a dos niveles de CMMI en menos de un año. Kanban no confronta resistencia al cambio porque no hay cambios de roles y porque el punto de partida es el proceso actual. Kanban escala fácilmente porque la junta diaria (el equivalente a la junta de Scrum) no requiere ser multiplicada y su duración no requiere ser incrementada para mantener su eficiencia. Por último, Kanban considera aspectos económicos de la actividad relacionada con el proyecto, tales comos costos de retraso, de transacción, de operación y riesgo.
Un malentendido sobre Kanban es la creencia de que se aplica solamente en proyectos de mantenimiento. Kanban es un método para la gestión de cambios necesarios para madurar la organización. De hecho, es tan efectivo que también ha sido utilizado en áreas fuera de desarrollo de software, tales como recursos humanos, administración, salud, educación y hasta en oficinas de abogados.
Otro aspecto importante a considerar es el hecho de que lean y Kanban son sistemas abiertos que permiten la utilización de una variedad incremental de herramientas para mejorar organizaciones, independientemente de si son ágiles o no.
En septiembre de 2010 llevé a cabo un estudio sobre adopción de Kanban a nivel mundial por medio del Cutter Consortium. Los resultados muestran que a pesar de ser relativamente joven, Kanban está siendo adoptado ya en todas las regiones del mundo y que esta generando mejoras en satisfacción de usuarios, calidad, y productividad fueron reportadas por un 59%, 63.6%, y 71.1% comparado con Scrum.
Kanban está siendo adoptado por empresas de todo tamaño: desde menos de una docena hasta de mas de 100,000 empleados (este último número reportado en la conferencia LSSC11 a principios de Mayo de 2011).
Es posible adoptar lean sin Kanban y viceversa, pero la combinación de ambos tiene mucho mejor resultado.
Scum y kanban no son mutuamente exclusivos. Ambos pueden ser implementados en la organización y ser compatibles. A fin de cuentas todo depende de las necesidades de la empresa.
